Bioacademy Webmail

Η υπηρεσία Webmail προσφέρει στους εγγεγραμμένους χρήστες του ΙΙΒΕΑΑ μία Web διεπαφή για πρόσβαση στους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η διεπαφή αυτή μοιάζει αρκετά με ένα email πρόγραμμα (πχ. Outlook Express) που είναι εγκατεστημένο στους προσωπικούς υπολογιστές των χρηστών, με την διαφορά ότι αυτό λειτουργεί πάνω από το Web. Αυτό προσφέρει ένα είδος ευελιξίας στους χρήστες ιδιαίτερα στην περίπτωση που δεν βρίσκονται κοντά στον προσωπικό υπολογιστή τους όπου έχουν έτοιμες τις ρυθμίσεις για τον email λογαριασμό τους.

Το Webmail είναι επίσης ο μόνος τρόπος για τους χρήστες να έχουν πρόσβαση στα emails τους όταν αυτοί δεν βρίσκονται μέσα στις εγκαταστάσεις του IIBEAA. Το μόνο εργαλείο που χρειάζεται κάποιος για την χρήση της υπηρεσίας αυτής είναι ένας web browser και σύνδεση στο Internet.

Συνοπτικά

Λειτουργεί πάνω από το Web. Το μόνο που χρειάζεται είναι ένας web browser.
Προσφέρει ασφαλή πρόσβαση στα email των χρηστών.
Υποστηρίζει όλες τις βασικές αλλά και κάποιες από τις πιο προχωρημένες λειτουργίες ενός email προγράμματος που είναι τοπικά εγκατεστημένο σε έναν υπολογιστή.
Μόνο εγγεγραμμένοι χρήστες που έχουν έναν ενεργό email λογαριασμό στο ΙΙΒΕΑΑ μπορούν να χρησιμοποιήσουν την υπηρεσία.
Κάποιος θα πρέπει να αυθεντικοποιηθεί από το σύστημα δίνοντας τα διαπιστευτήριά του (το username και το password) για να μπορεί να έχει πρόσβαση στην υπηρεσία.
Οι χρήστες θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί με τα διαπιστευτήριά τους και ειδικά το password.
Passwords που δεν διαφυλάσσονται σωστά ή είναι εύκολα για κάποιον να τα μαντέψει μπορεί να επιτρέψουν σε έναν μη-εξουσιοδοτημένο χρήστη να έχει πρόσβαση στα emails των χρηστών ή ακόμα χειρότερα να στέλνει προσβλητικά ή και μολυσμένα emails σε άλλους χρήστες προσποιούμενος κάποιον άλλον. (Διαβάστε για σωστή επιλογή password).
Οι χρήστες θα πρέπει να ελέγχουν τα emails που στέλνουν και λαμβάνουν για ιούς και άλλα επιβλαβή περιεχόμενα.
Ενώ όλα τα email ελέγχονται για ιούς από το κεντρικό σύστημα του IIBEAA, κάποια μπορεί να διαπεράσουν τον έλεγχο αυτό και συνεπώς οι χρήστες θα πρέπει να λαμβάνουν επιπρόσθετα και δικά τους μέτρα.
Αποφεύγετε να αφήνετε τα email σας στον server.
Αφού διαβάσετε τα emails σας είτε σβήστε τα, είτε κατεβάστε τα από τον server τοπικά στον υπολογιστή σας και ειδικά αν αυτά περιέχουν συνημμένα αρχεία. Καλό είναι στο Webmail να κρατάτε μόνο τα σημαντικά μηνύματα. Ο χώρος αποθήκευσης στον server δεν είναι απεριόριστος και αυτό θα πρέπει να είναι κατανοητό από όλους για την σωστή και αδιάλειπτη λειτουργία της υπηρεσίας (Διαβάστε περισσότερα).
Προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε τον λογαριασμό σας αποκλειστηκά για επικοινωνία που αφορά την εργασία σας στο ίδρυμα.
Αποφεύγετε να χρησιμοποιείτε τον bioacademy λογαριασμό σας για επικοινωνία που δεν έχει να κάνει με ζητήματα του ιδρύματος και την εργασία σας σε αυτό. Αν έχετε ανάγκη για κάτι τέτοιο μπορείτε να ανοίξετε έναν email λογαριασμό σε κάποια άλλη, χωρίς χρέωση, web based email υπηρεσία γενικής χρήσης, όπως το yahoo, gmail κλπ.

Ασφαλής Σύνδεση

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, το Webmail προσφέρει την δυνατότητα στους εγγεγραμμένους χρήστες να έχουν πρόσβαση στον email λογαριασμό τους από οποιονδήποτε υπολογιστή αρκεί αυτός να έχει πρόσβαση στο Internet. Καθώς όμως η σελίδα σύνδεσης του Webmail είναι ορατή σε οποιονδήποτε έχει πρόσβαση στο Internet, αυτό εγκυμονεί και κάποιους κινδύνους για τον περιορισμό των οποίων έχουν ληφθεί τα παρακάτω μέτρα.

Αποτροπή εύρεσης του password

Καθώς η σελίδα αυθεντικοποίσησης του χρήστη είναι προσβάσιμη μέσω του Internet από οποιονδήποτε, μπορεί κάποιος κακόβουλος χρήστης να προσπαθήσει με πολλές επαναλαμβανόμενες δοκιμές να εισάγει διάφορα passwords με στόχο να βρει αυτό που θα του επιτρέψει να συνδεθεί στον email λογαριασμό κάποιου νόμιμου χρήστη. Η διαδικασία αυτή, συνήθως υλοποιείται αυτοματοποιημένα, με εξειδικευμένα προγράμματα που δοκιμάζουν χιλιάδες passwords μέχρι να καταφέρουν να συνδεθούν επιτυχώς.

Για προστασία από αυτό τον κίνδυνο υπάρχει μια λειτουργία στο Webmail κατά την οποία όταν ο χρήστης κάνει έναν περιορισμένο αριθμό από συνεχόμενες αποτυχημένες προσπάθειες για σύνδεση, τότε απενεργοποιείται η δυνατότητα του χρήστη για σύνδεση για περιορισμένο χρονικό διάστημα.

Σε κάθε περίπτωση οι χρήστες θα πρέπει να προσέχουν τα παρακάτω όσο αναφορά την επιλογή του password τους:

Ένα καλό password αποτελείται από τουλάχιστον 8 χαρακτήρες και περιέχει ποικιλία από αριθμούς, μικρά και κεφαλαία γράμματα, ειδικούς χαρακτήρες όπως "!", "#", "%", "@" κλπ.
Το password δεν είναι ίδιο με το username αλλά ούτε και μπορεί να εξαχθεί εύκολα από αυτό. Για παράδειγμα, μην χρησιμοποιείτε για password το username σας προσθέτοντας μερικούς αριθμούς στο τέλος.
Μην χρησιμοποιείτε για password λέξεις τις οποίες θα μπορούσε ένας να μαντέψει γνωρίζοντας κάποιες απλές πληροφορίες για εσάς, όπως το όνομα κάποιου κοντινού συγγενή σας ή το όνομα του κατοικίδιου ζώου σας ή την ημερομηνία γεννησής σας.
Μην χρησιμοποιείτε για password λέξεις που βρίσκονται αυτούσιες σε ένα λεξικό ή ακόμα και απλές παραλλαγές τους, όπως προσθέτοντας μερικούς αριθμούς στο τέλος. Υπάρχουν προγράμματα που δοκιμάζουν αυτόματα μία μία όλες αυτές τις λέξεις..
Το password δεν είναι ίδιο αλλά ούτε μπορεί να εξαχθεί εύκολα από κάποιο password που χρησιμοποιείτε σε άλλες υπηρεσίες και sites στο Internet.
Καλό είναι οι χρήστες να αλλάζουν το password τους τακτικά και το νέο password που επιλέγουν να μην μπορεί να εξαχθεί εύκολα από το παλιό. Η αλλαγή του password μπορεί να γίνει εύκολα από τον χρήστη μέσα από το Webmail (Settings -> Password).

Σημείωση: Γενικότερα οι χρήστες θα πρέπει να γνωρίζουν ότι κανένας από τους μηχανισμούς ασφαλείας που προσφέρονται από τα συστήματα του ιδρύματος δεν θα μπορέσει να τους προστατέψει αν αυτοί πρώτα δεν εξασφαλίσουν την σωστή επιλογή του password τους και την περαιτέρω διασφάλισή του. Η σελίδα του Webmail είναι προσβάσιμη από οποιονδήποτε και τα passwords των οποίων η επιλογή δεν έχει ακολουθησεί τους παραπάνω κανόνες μπορουν να "σπάσουν" σε λίγα λεπτά από κάποιον κακόβουλο και να του δώσουν πρόσβαση σε προσωπικές ή/και κρίσιμες πληροφορίες.

Password strength validation

Στο σύστημα email έχει ενεργοποιηθεί ένας μηχανισμός ελέγχου ο οποίος αξιολογεί την αξιοπιστία ενός password και μόνο αυτά που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια μπορούν να γίνουν δεκτά.

Για να μπορέσετε να αλλάξετε το Password σας με επιτυχία θα πρέπει να ακολουθήσετε τους παρακάτω κανόνες:

Υπάρχουν 4 διαφορετικές κλάσεις χαρακτήρων από τους οποίους μπορεί να αποτελείται ένα password.

Κλάση	Σετ	Παράδειγμα
Κλάση 1	Πεζά Γράμματα	a - z
Κλάση 2	Κεφαλαία Γράμματα	A - Z
Κλάση 3	Ψηφία	0 - 9
Κλάση 4	Ειδικοί Χαρακτήρες	! # @ $ % ^ & * ( ) < > . ? etc

Το password θα πρέπει να αποτελείται απο τουλάχιστον 6 χαρακτήρες από όλες τις παραπάνω κλάσεις. Όσες λιγότερες κλάσεις χρησιμοποιούνται τόσο μεγαλύτερο πρέπει να είναι το password.

Δεν επιτρέπεται το password να αποτελείται απο χαρακτήρες που ανήκουν μόνο σε μία κλάση..
Εάν το password αποτελείται από χαρακτήρες που ανήκουν σε 2 μόνο διαφορετικές κλάσεις τότε το μήκος του θα πρέπει να είναιτουλάχιστον 12 χαρακτήρες
Εάν το password αποτελείται από χαρακτήρες που ανήκουν σε 3 μόνο διαφορετικές κλάσεις τότε το μήκος του θα πρέπει να είναιτουλάχιστον 8 χαρακτήρες
Εάν το password αποτελείται από χαρακτήρες που ανήκουν σε 4 μόνο διαφορετικές κλάσεις τότε το μήκος του θα πρέπει να είναιτουλάχιστον 6 χαρακτήρες.

Σημείωση: Όσο μεγαλύτερο είναι το password και όσο περισσότερες κλάσεις χαρακτήρων χρησιμοποιούνται τόσο πιο ασφαλές είναι.

Προτείνεται το password που χρησιμοποιείτε να είναι τουλάχιστον 8 χαρακτήρων και να αποτελείται απο χαρακτήρες και των τεσσάρων κλάσεων.

Αν χρησιμοποιείσετε ένα κεφαλαίο γράμμα στην πρώτη θέση του password αυτό δεν θα μετρήσει σαν ξεχωριστή κλάση. Θα πρέπει το γράμμα αυτό να είναι σε μία άλλη θέση εκτός της πρώτης. Το ίδιο ισχύει και για τα ψηφία και την τελευταία θέση.

Για παράδειγμα: Mypassword αποτελείται από μόνο μία κλάση, myPassword αποτελείται από δύο κλάσεις

ομοίως: mypassword2 αποτελείται από μόνο μία κλάση, my2password αποτελείται από δύο κλάσεις

Το password δεν πρέπει να είναι παρόμοιο με το username.

Παραδείγματα:

Password	Validation
*letmegetinside*	Μη έγκυρο, μόνο μία κλάση χαρακτήρων.
*l3tmeGetIn*	Έγκυρο, 3 διαφορετικές κλάσεις χαρακτήρων σε ένα password μήκους 10 χαρακτήρων.
*Letmegetin2*	Μη έγκυρο, μόνο μία κλάση χαρακτήρων, καθώς το κεφαλαίο γράμμα στην πρώτη θέση δεν μετράει ως ξεχωριστή κλάση.
*LetmeGetIn*	Μη έγκυρο, , ένα password με χαρακτήρες που ανήκουν μόνο σε δύο κλάσεις θα πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον 12 χαρακτήρες.
*l3tMe!n*	Έγκυρο, password 7 χαρακτήρων που ανήκουν και στις τέσσερις κλάσεις.

Διαχείριση Mailbox

Κάθε email που λαμβάνεται από τον server αποθηκεύεται μέχρις ότου ο χρήστης/παραλήπτης το ζητήσει μέσω του προγράμματος που χρησιμοποιεί. Για τους χρήστες που χρησιμοποιούν αποκλειστικά το Webmail για να έχουν πρόσβαση στο λογαριασμό τους, τα emails παραμένουν αποθηκευμένα στον server μέχρις ότου να τα διαγράψει ο χρήστης. Θα πρέπει οι χρήστες να ξέρουν ότι ο server διαχειρίζεται ένα τεράστιο αριθμό από emails καθημερινά και αν οι χρήστες αφήνουν τα μηνύματά τους στον server κάποια στιγμή ο διαθέσιμος ελεύθερος χώρος θα εξαντληθεί. Αυτό θα έχει σαν αποτέλεσμα η υπηρεσία να μην λειτουργεί αποδοτικά ή και καθόλου.

Διαγραφή Spam μηνυμάτων

Τα emails που χαρακτηρίζονται ως spam από τον server αυτόματα τοποθετούνται μέσα στον φάκελο Spam-Mail που είναι προσβάσιμος από το Webmail. Παρακαλείστε να ελέγχετε τακτικά τα email σας σε αυτόν τον φάκελο ώστε να βεβαιωθείτε ότι κάποιο μήνυμα δεν τοποθετήθηκε εκεί λανθασμένα. Στη συνέχεια μπορείτε να σβύνετε τα μηνύματα από τον φάκελο καθώς καταλαμβάνουν σημαντικό χώρο. Επίσης καλό είναι να γνωρίζετε ότι ο φάκελος Spam-Mail ελέγχεται καθημερίνα από μία αυτοματοποιημένη διεργασία και σβύνονται από αυτόν μηνύματα που είναι παλιότερα των 15 ημερών.

Διαχείριση του INBOX

Το INBOX του κάθε χρήστη είναι ο φάκελος μέσα στον οποίο αποθηκεύονται όλα τα εισερχόμενα emails. Υπάρχουν χρήστες των οποίων το INBOX έχει τεράστιο μέγεθος με αποτέλεσμα να καταλαμβάνει αρκετό χώρο στον server και επίσης να μην λειτουργεί σωστά η υπηρεσία του Webmail για αυτούς. Το πρόβλημα αυτό αφορά κυρίως τους χρήστες που χρησιμοποιούν αποκλειστικά το Webmail για να διαβάζουν τα emails τους καθώς τα emails παραμένουν στον server και δεν κατεβαίνουν τοπικά στον υπολογιστή τους.

Ακολουθούν καποιες καλές πρακτικές για την διαχείριση του INBOX

Διαγράψτε τα emails που δεν χρειάζεστε.
Κατεβάστε και αρχειοθετήστε τα emails τοπικά στον υπολογιστή σας με την λειτουργία Download (δείτε παρακάτω). Στη συνέχεια φορτώστε τα στον email client (Outlook) που χρησιμοποιείτε ώστε να τα έχετε διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή στον υπολογιστή σας χωρίς να απαιτείται σύνδεση με το Internet.
Διαγράψτε τα emails από το Webmail (εφόσον έχετε εκτελέσει το παραπάνω) και κρατείστε μόνον αυτά στα οποία θέλετε να έχετε πρόσβαση από διάφορους υπολογιστές και τοποθεσίες από το Internet.

Εκτελώντας την παραπάνω διαδικασία ανά τακτά χρονικά διαστήματα θα έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των emails σας στον υπολογιστή σας για περισσότερη ασφάλεια, θα έχετε ένα αρκετά πιο γρήγορο και αποδοτικό Webmail και θα βοηθήσετε στην αδιάλειπτη λειτουργία του server του ΙΙΒΕΑΑ.

Σημείωση: Οι παραπάνω οδηγίες που αφορούν την διαχείριση του INBOX ισχύουν και για την διαχείριση οποιουδήποτε άλλου φακέλου του email λογαριασμού του χρήστη. Τέτοιοι φάκελοι μπορεί να είναι είτε αυτόματα δημιουργημένοι από το σύστημα (όπως ο φάκελος Sent) είτε δημιουργημένοι από τον ίδιο τον χρήστη μέσα από επιλογές που προσφέρει το Webmail.

Ο φάκελος Trash όπου μεταφέρονται τα σβυσμένα μηνύματα επίσης καθαρίζεται αυτόματα διαγράφοντας τα μηνύματα που είναι παλιότερα των 15 ημερών.

Κατέβασμα/Αρχειοθέτηση Emails

Στο Webmail υπάρχει η δυνατότητα να μπορούν οι χρήστες να κατεβάζουν τοπικά στο σύστημα τους τα μηνύματα σε συμπιεσμένη μορφή μαζί με τα attachements που μπορεί αυτά να περιέχουν. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει τα emails που θέλει να κατεβάσει και στην συνέχεια μπορεί να επιλέξει Download από την επιλογή More ... στο πάνω μέρος την σελίδας. Στη συνέχεια μπορεί να έχει προσβαση στα μηνύματα αυτά αποσυμπιέζοντας το αρχείο που κατέβασε και ανοίγοντας τα .eml αρχεία με το email-client πρόγραμμα που χρησιμοποιεί τοπικά στον υπολογιστή του (πχ. Outlook Express, Thunderbird κλπ.)

Τμήμα Πληροφορικής
Τελευταία ενημέρωση 23/03/2023